Come ottenere un buon accesso agli atti nella P.A., senza ritardi

Conoscere la “storia” del proprio immobile è il primo passo per avere certezza della sua regolarità amministrativa.

Che si tratti di una verifica catastale per avere copia della planimetria di casa o di una ricerca urbanistica per determinarne il suo stato legittimo, si rende necessario che il cittadino effettui un accesso agli atti.

Spesso ci sono vincoli contrattuali già presi che comportano limiti temporali che male si sposano con eventuali ritardi della Pubblica Amministrazione.

Cerchiamo di approfondire meglio come svolgere un buon accesso ai fascicoli contenuti dalla P.A. e come difendersi in caso di inerzia o ritardi prolungati.

L’ accesso agli atti amministrativi è normato dalla L. 241/90 e comporta il diritto di effettuare una visura dei documenti amministrativi ed acquisirne copia.

Chi può richiedere accesso agli atti

Questo diritto può essere esercitato da qualunque soggetto che dimostri di avere un interesse diretto, concreto e attuale rispetto ad una situazione giuridicamente tutelata e connessa al documento oggetto di accesso agli atti.

L’istanza può esser presentata direttamente dall’avente titolo o da un suo delegato (tecnico, legale, altri,..).

La delega, corredata da copia fotostatica di un documento valido del delegante (es. carta d’identità, passaporto, patente di guida, permesso di soggiorno per gli stranieri), deve essere allegata alla richiesta.

E’ possibile visionare documenti di un immobile senza esserne proprietario?

La richiesta presso l’Ufficio preposto si può inoltrare con due modalità, a seconda delle esigenze del caso.

La prima, è mediante accesso informale ad atti che riguardano direttamente il richiedente, a condizione che sia chiara la sua legittimazione e non vi siano controinteressati.

Ad esempio, nel caso volessi acquisire copia della domanda di condono edilizio della mia abitazione.

L’ altra modalità è rappresentata dall’ accesso formale, diritto riconosciuto ai soggetti interessati, per consentirgli di accedere e/o ottenere copia di documenti detenuti dalla P.A. dimostrando che non sia una futile questione di curiosità, bensì che si abbia un interesse diretto, concreto e attuale collegato al documento stesso.

Un esempio è dato dalla possibilità di accedere alla documentazione tecnica presentata dal condomino sovrastante il mio appartamento che sta costruendo una serra solare al piano superiore, al fine di accertare che la sicurezza strutturale dell’opera sia stata ben valutata.

L’Ufficio ricevente notizia il controinteressato che è stata fatta richiesta di accesso formale, il quale ha il diritto di opporsi con opportune motivazioni.

Le stesse verranno valutate dall’Ufficio se meritevoli di accoglimento al fine di rigettare l’accesso o meno.

Quali documenti non possono essere richiesti?

In generale, non possono essere oggetto di accesso agli atti i documenti contenenti dati sensibili di persone fisiche/imprese, quando riguardino diritti inviolabili e garantiti dalla Costituzione (appartenenza religiosa, salute, casellario penale, corrispondenza, stati familiari, rapporti economici, alimenti, ..).

Non è altresì possibile visionare documenti coperti da segreto di Stato o da divieto di divulgazione previsti dalla legge, oppure oggetto di sequestro giudiziario e detenuti dalla P.A..

Modalità di presentazione richiesta accesso agli atti amministrativi

La L. 241/90 regolamenta in maniera esaustiva le modalità di accesso agli atti amministrativi.

La richiesta deve essere chiara e sottoscritta dall’interessato sull’ eventuale modulistica preposta, avendo cura di compilarla in maniera integrale, fornendo tutte le indicazioni necessario al Responsabile del procedimento per evadere la richiesta.

Viene depositata nelle modalità previste dall’Ufficio ricevente (a mano, via pec, tramite raccomandata A/R).

La Pubblica Amministrazione ha 30 gg di tempo a disposizione per accogliere (e far visionare i documenti) o rigettare la richiesta (es. per mancata legittimazione giuridica, protezione dati sensibili, correttezza istanza,..)

Cosa fare nel caso di ritardo o rigetto della richiesta di accesso agli atti?

Nel caso in cui venisse rigettata la richiesta, oppure negato l’accesso, od anche inevaso per inerzia della P.A., è possibile fare opposizione.

La modalità più efficace ed immediata è sicuramente il ricorso al Tribunale Amministrativo Regionale (T.A.R.), mediante un avvocato specializzato nel settore amministrativo.

E’  possibile inoltrare ricorso al T.A.R. entro e non oltre 60 gg dalla protocollazione della richiesta di accesso agli atti, pena la decadenza del diritto.

La necessità di urgenza nell’esercitare il proprio diritto e tutelarsi per condizioni contingenti, potrebbe giustificare le spese di un ricorso legale.

Basti pensare ad esempio all’obbligo di rispondere ad un Ente entro termini fissati in 60 gg, dovendo prima accedere al proprio fascicolo di condono edilizio per verificare alcuni dati dirimenti per la risposta.

Qualora non si volesse ricorrere al T.A.R., sarà possibile presentare ricorso al Difensore Civico.

E’ una figura presente in ogni Regione, volta alla tutela degli interessi del cittadino in maniera completamente gratuita.

Qualunque cittadino può chiederne l’intervento per risolvere la controversia in riferimento a disfunzioni, atti, fatti, comportamenti ritardati, omessi, o comunque irregolarmente compiuti da parte della P.A., degli enti locali, delle ASL,…

La tempistica per la risoluzione di un caso dipende dalla complessità dello stesso e dalle indagini necessarie.

In generale, il Difensore Civico si deve pronunciare entro 30 giorni dalla ricezione del ricorso, ma il termine può essere sospeso se necessario per acquisire ulteriori informazioni.

Il Difensore Civico non è un organo di garanzia del risultato, può adoperarsi per risolvere la controversia ma non può ordinare alla P.A. di adempiere, come avviene in caso di vittoria nel ricorso al T.A.R..

Se il termine di 30 giorni scade senza che il Difensore Civico si pronunci, il ricorso si intende respinto.

E’ bene precisare che il ricorso al Difensore civico non sospende i termini per proporre ricorso al T.A.R.

La difficoltà di risposta da parte della P.A. alla grande mole di accesso agli atti che il privato svolge per garantire la regolarità amministrativa dei propri beni, deflagrata già dai tempi del Superbonus 110%, è sotto gli occhi di tutti.

Mi auguro che con l’implementazione della digitalizzazione questa oggettiva problematica venga superata nel breve periodo.

Redatto il 21.06.2025

Geom. Alessandro Grupico
Geometra, Imprenditore, Blogger, Autore di un libro di Soluzioni per Agenti Immobiliari

(Le notizie ed i dati forniti nell’articolo derivano da personali studi ed interpretazioni dello scrivente e non equivalgono a consulenze tecniche applicabili in via generale ad ogni casistica inerente il tema, da valutarsi in maniera professionale e mirata.)